Flow360.io: Die Struktur entsteht beim Digitalisieren, nicht davor

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Mittelständische Unternehmen verschieben die Digitalisierung ihrer Abläufe häufig mit dem Hinweis, das Tagesgeschäft binde die Kapazitäten und die Prozesse müssten zunächst geordnet werden.

Bild Bonn, 14.09.2026 – Es ist so, als ob keine Zeit da ist den Zaun zu bauen, weil man mit dem Einfangen der Hühner beschäftigt ist. Die com.plex GmbH beobachtet in Gesprächen mit Interessenten, dass diese Vorarbeit nicht erforderlich ist. Mit der No-Code-Plattform Flow360.io entsteht die Struktur im Zuge der Digitalisierung.

Das Argument fällt regelmäßig in Erstgesprächen: Für die Digitalisierung der Abläufe fehle gerade die Zeit, weil zu viele Prozesse im Tagesgeschäft erst einmal sortiert werden müssten. Dahinter steht die Annahme, ein Ablauf müsse vollständig beschrieben und abgestimmt sein, bevor er in eine Software überführt werden kann. Bis diese Vorarbeit abgeschlossen ist, läuft der Freigabeprozess weiter über Laufzettel, E-Mails und Tabellen.

„Kaum ein Unternehmen kann sein Tagesgeschäft anhalten, um vorab alle Abläufe zu ordnen“, sagt Christina Bienek, Geschäftsführerin der com.plex GmbH und Mitgründerin von Flow360.io. „Wer digitalisiert, erhält die Struktur als Ergebnis, statt sie vorher erarbeiten zu müssen.“

In Flow360.io modellieren Fachabteilungen einen Prüf- oder Freigabeprozess ohne Programmierkenntnisse. Beim Anlegen des Workflows legen die Verantwortlichen fest, welche Schritte in welcher Reihenfolge durchlaufen werden, wer prüft, wer entscheidet und wer freigibt, welche Fristen gelten und wie Eskalationen greifen. Damit liegt eine verbindliche Beschreibung des Ablaufs vor. Der KI-Wizard erzeugt aus einer textlichen Prozessbeschreibung einen ersten Workflow, der anschließend angepasst wird. Die Struktur ist damit Ergebnis der Umsetzung und nicht deren Voraussetzung.

Hinzu kommt ein Unterschied zwischen analogen und digitalen Abläufen. Ein Laufzettel liegt immer nur bei der Person, die ihn gerade bearbeitet. In Flow360.io erreicht die Information alle am Vorgang Beteiligten zu dem Zeitpunkt, an dem sie für den weiteren Verlauf relevant wird, und der Bearbeitungsstand ist jederzeit einsehbar. Wer den bisherigen Ablauf eins zu eins überträgt, übernimmt damit auch Zwischenschritte, die aus der Papierform oder aus der Arbeit mit Tabellen stammen, etwa Sammelmails zur Information oder Nachfragen zum Stand der Bearbeitung.

„Ein digitaler Prozess folgt anderen Regeln als ein Laufzettel oder eine in Excel gepflegte Liste“, sagt Bienek. „Vieles, was vorab aufwendig abgestimmt wird, erledigt sich in der Anwendung von selbst, anderes zeigt sich erst im laufenden Betrieb. Die Optimierung beginnt deshalb sinnvollerweise nach dem Start.“

Nach der Inbetriebnahme passen die Fachabteilungen den Workflow selbst an, ohne dafür ein Projekt mit der IT aufzusetzen. Änderungen an Schritten, Zuständigkeiten und Fristen greifen im laufenden Betrieb. Auf dieser Grundlage entsteht eine kontinuierliche Verbesserung, die sich an der tatsächlichen Nutzung orientiert und nicht an Annahmen aus der Planungsphase. Flow360.io automatisiert dabei wiederkehrende Arbeitsabläufe, in die Menschen eingebunden sind, die also prüfen, entscheiden und freigeben. Die führenden Fachsysteme bleiben für ihre Daten zuständig, Flow360.io setzt eine Stufe davor an und organisiert den Weg bis zur Entscheidung.

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Flow360.io ist eine Workflow-Automation Software der com.plex GmbH, einem deutschen Unternehmen, das seit 1998 Software für mittelständische Unternehmen entwickelt, um komplexe Prozesse für Mitarbeiter zu vereinfachen. „com.plex things made simple“

Mit Flow360.io entwickelte die com.plex ein SaaS (Software as a Service), dass alle Erfahrungen aus über 20 Jahren Prozessmanagement bündelt. Flow360.io ist ein No-Code-SaaS für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, das seit 2021 in Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Branchenvertretern weiterentwickelt wurde. Mit Flow360 können Geschäftsprozesse ohne Programmierkenntnisse definiert, automatisiert und in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess eingebracht werden. Dies ermöglicht Unternehmen die vielfältigen Unternehmensanforderungen in den Bereichen Vertrieb, Marketing, HR, Finanzen, IT und Operations produktiver zu arbeiten und ihre Zeit nicht länger mit der Suche nach Informationen zu verschwenden.

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